Başvurma Belgesi, Aday Bilgi Formu, Kayıt Kartı ve Aday Fişi olmak üzere üç kısımdan oluşmaktadır. Başvurma Belgesinin Aday Bilgi Formu kısmı yumuşak siyah bir kurşunkalemle, diğer kısımlar ise dolmakalem veya tükenmezkalemle bizzat adayın kendisi tarafından doldurulur.

Başvurma Belgesinin Aday Bilgi Formu kısmı ÖSYM'de optik okuyucularla okunur. Bu nedenle bu kısmın yumuşak siyah bir kurşunkalemle doldurulması gerekir. Aday Bilgi Formunun doldurulmasında iki ayrı işlem bulunmaktadır. Birinci işlem istenen bilgilerin yazılması, ikinci işlem ise yazılan bilgilerin kodlanmasıdır. Yazma işlemi, kodlamanın kolay ve yanlışsız yapılmasına yardımcı olmak üzere bilginin ayrılan kutulara BÜYÜK HARFLERLE yazılmasıdır. Kodlamada yapılacak iş, kutulara yazılan harf veya rakamların her kutunun altında bir sütun halinde sıralanmış olan kutucuklarda bulunması ve bu kutucukların kurşunkalemle dışarıya taşırılmadan karalanmasıdır. Aday Bilgi Formunda her sütunda sadece bir kutucuğun karalanmış olmasına dikkat edilmelidir. Optik okuyucular yazılan yazı ve rakamları değil, kodlama işaretlerini kayıtlara aktarabilen araçlardır. Bu nedenle, Aday Bilgi Formuna yazılan fakat kodlanmayan bilgiler bilgiişlem kayıtlarına geçmeyeceğinden geçersiz sayılır ve işlem görmez. Yapılan kodlama yanlışlarından doğacak sonuçların bütün sorumluluğu adaylara aittir.

Başvurma Belgesine adı, soyadı, baba adı, doğum tarihi ve doğum yeri gibi kimlikle ilgili bilgiler yazılırken nüfus cüzdanlarındaki kayıtlara uyulması gerekir.
Başvurma Belgesi teslim edildikten sonra bu belgedeki kimlik bilgilerine ilişkin değişiklik isteklerine, ilgili resmi makamlardan alınacak belgelerin eklenmesi zorunludur.

ADAY BİLGİ FORMU

Başvurma Belgesinin bu kısmında sıra numarasıyla belirtilmiş bilgi alanları vardır. Her alanın başında, o alanın sıra numarası ve o alana yazılması ve kodlanması gereken bilgilerin ne olduğu yazılıdır. Bu alanların doldurulmasına ilişkin açıklamalar ilgili dönemin KPDS Kılavuzunda sırasıyla aynı başlıklar altında verilmiştir. Kılavuzdaki bu açıklamalar dikkatle okunduktan sonra doldurma işlemine geçilmelidir.

KAYIT KARTI

Başvurma Belgesinin bu kısmında ayrılan yerlere adaylar kimlik bilgileri ile istenen diğer bilgileri dolmakalem veya tükenmezkalemle, büyük harflerle, okunaklı bir şekilde yazacaklardır. Kimlikle ilgili bilgiler yazılırken nüfus cüzdanındaki kayıtlara uyulacaktır.

Kayıt Kartı üzerine yapıştırılacak fotoğrafla ilgili olarak aşağıdaki kurallara uyulması zorunludur:
a) Cepheden, son altı ay içinde, başı açık, adayı kolaylıkla tanıtabilecek şekilde çekilmiş net bir fotoğraf olmalıdır. Sınav günü bu fotoğraftaki saç, bıyık, makyaj gibi tanınmada önemli rol oynayacak görünüm özelliklerinde bir değişiklik olmamasına dikkat edilmelidir. Salon Başkanı fotoğraftan yararlanarak adayın kimliğini belirlemekte güçlük çektiği takdirde adayı sınava almayabilir.

b) Numaralı bile olsa camları renkli gözlükle çekilmiş fotoğraflar kesinlikle kullanılmamalıdır. Gözlük camı renkli ise gözlüksüz fotoğraf çektirilip kullanılması gerekir.

c) Fotoğraf mümkünse bir katı sıyrılarak inceltilmeli, yapıştırılacak alandaki çerçeve büyüklüğünde kesilmeli, kaliteli bir yapıştırıcı kullanılarak iyi ve temiz bir şekilde yapıştırılmalıdır. Yapıştırıcı, fotoğrafın dışına taşmamalıdır.
Kayıt Kartına başı örtülü, yukarıdaki niteliklere uymayan fotoğraf yapıştıran adayların başvuruları kabul edilmez.

Fotoğraflar bilgisayar ortamına aktarılacağından, fotokopi ve benzeri yollarla çoğaltılmış fotoğraf kullanılmamalı, çok koyu ve arkadan ışık verilerek çekilen fotoğraflardan kaçınılmalı; renkli fotoğraflarda arka zeminin koyu renk, özellikle siyah ve kırmızı olmamasına, mümkünse fon renginin beyaz veya sarı olmasına dikkat edilmelidir. Fotoğrafların yapıştırıldıktan sonra düşmemesi için fotoğrafı alt kısmından (yüzü kapatmayacak biçimde) şeffaf selobant ile bantlayarak önlem alınmalı, olasılık az bile olsa herhangi bir nedenden dolayı fotoğrafın düşmesi halinde tanınmayı sağlamak için yapıştırılmadan önce fotoğrafın arka yüzüne T.C. Kimlik Numarası, ad ve soyadı fotoğraf zedelenmeden yazılmalıdır.
Başvurma Belgesinin geçerli sayılabilmesi için, belgenin ilgili aday tarafından imzalanmış olması şarttır. Buraya atılacak imzanın her zaman kullanılan ve değişmeyen nitelikteki imza olmasına dikkat edilmelidir. İmzalanmamış belgeler işleme konmaz.

Kayıt Kartının arka yüzünde yazışma adresinin yazılması için bir yer ayrılmıştır.

Aday Bilgi Formunun arka yüzüne yazılmış olan adresin adaylarca, buraya da okunaklı bir şekilde yazılması gerekir.

Aday Bilgi Formu ve Kayıt Kartına yazılan bilgilerin birbirinin aynı olmasına, bunlar arasında tutarsızlık bulunmamasına ve Kayıt Kartında istenen tüm bilgilerin eksiksiz ve doğru olarak doldurulmasına dikkat edilmelidir.
Kayıt Kartının arka yüzünde, adayların çalıştıkları kurumdaki veya okudukları üniversitedeki yetkililere onaylatmaları gereken bir yer ayrılmıştır. Adaylar bu yeri, onaylattıkları günün tarihini yazdırmak, imzalatmak ve mühürletmek suretiyle onaylatacaklardır

ADAY FİŞİ

Başvurma Belgesinin bu kısmına, T.C. Kimlik Numarası, ad ve soyadı bilgileri yazılarak imzalanır. Başvurma Belgesi teslim edilirken İl/İlçe Milli Eğitim Müdürlüklerince veya Üniversite Rektörlüklerince ilgili alan onaylanacak, Aday Fişi adaya geri verilecektir. Adayların sınavla ilgili ÖSYM ile yapacakları tüm yazışmalarda T.C. Kimlik Numaraları kullanılacağından, Aday Bilgi Formunda yazılıp kodlanan bu numaranın Aday Fişine de doğru olarak yazılması büyük önem taşımaktadır. Aday ileride başvurma işlemini zamanında yaptığını kanıtlamak zorunda kalabilir. Bu nedenle adayların, ADAY FİŞİ'ni saklamaları yararlarına olacaktır.